PENGANTAR MANAJEMEN

BUSINESS MANAGEMENT

PENGANTAR MANAJEMEN

Fungsi-Proses-Pengendalian

Penulis : Amirullah, S.E.M.M

NAMA: SINGGIH PAMUNGKAS

NIM: 16092680

SEMESTER: 1 (SATU)

BAGIAN I PENDAHULUAN

BAB I. ORGANISASI DAN MANAJEMEN

A. PENGERTIAN DAN MANFAAT ORGANISASI

Organisai dapat diartikan sebagai suatu pengaturan orang- orang secara sengaja untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Organisasi mempunyai 4 karakteristik:

1.       Tujuan

2.       Kumpulan orang

3.       Struktur

4.       Sistem dan prosedur

B. PENGERTIAN MANAJEMEN

Manajemen adalah suatu seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber daya yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.

C. EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS MANAJEMEN

Efisiensi adalah menggunakan sumber daya secara benar atau sekecil mungkin( tidak ada pemborosan) untuk menghasilkan semaksimal mungkin.

Efektivitas adalah kemampuan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan hasil akhir yang tinggi

1.       Manajemen sebagai proses kegiatan

2.       Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni

3.       Manajemen sebagai profesi

4.       Manajemen sebagai kumpelan orang untuk mencapai tujuan

D. FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN

1.       Perencanaan (planning)

2.       Pengorganisasian (organizing )

3.       Pengarahan (actuating)

4.       Pengendalian (controling)

F. BIDANG-BIDANG MANAJEMEN

1.       Bidang pemasaran

2.       Bidang operasional

3.       Bidang keuangan

4.       Bidang SDM

G. TINGKATAN MANAJER DAN TANGGUNG JAWAB

1.       Top manager

Bertanggung jawab terhadap prusahaan secara keseluruhan. Tugasnya yaitu menetapkan tujuan, strategi, dan kebijakan perusahan.( GM, CEO, Presdir, Vice president).

2.       Middle manger

Mengawasi dan menerapkan rencana top manger. (Manager divisi, manger cabang)

3.       First- line manager

Memimpin dan mengawasi tenaga operasional secara langsung. ( foreman, mandor, supervisor)

H. PERAN-PERAN MANAJER

1.       Peran interpersonal

Bagaimana seorang managr  berhubungan dengan orang lain( pemimpin lambng, pemimpin penghubung)

2.       Peran informasional

Bagaimana manager menukar dan memproses informasi (pengawas, juru bicara, penyebar informasi)

3.       Peran memutuskan.

Bagaimana seorang manager memanfaatkan informasi dalam mengambil keputusan.

I. KETRAMPILAN MANAJER

1.       Technical skill : ketrampilan/ kemampuan menggunakan keahlian khusus.

2.       Human skill : kemampuan berhubungan dengan orang lain.

3.       Conseptual skill : kemampuan melihat situasi secara luas dan mampu memecahkan persoalan.( bersifat teoritis)

BAB 2.  PERKEMBANGAN SEJARAH DAN TEORI MANAGER

A. SEJARAH PERKEMBANGAN MANAJEMEN

Perkembangan management telah dimulai sejak manusia berada di bumi, seiring perkembanga peradaban manusia, perkemabangan management pun secara tidak langsung dituntut untuk memenuhinya.

B. TEORI MANAJEMEN ILMIAH

Beberapa variabel yang harus diperhatikan dalam management ilmiah :

a.       Pentingnya peran manager dalam menggerakkan dan meningkatkan produktifitas perusahaan.

b.      Pengangkatan dan pemanfaatan tenaga kerja dengan persyaratan- persyaratan.

c.       Kondisi yang cukup untuk meningkatkan produktifitas.

Peran manager menentukan pilihan kebijakan perusahan sangat penting dan dianggap reformis dalam memperbarui persyaratan2 kerja, kondisi, hari standar kerja dengan tujuan meningkatkan efisien dan efektivitas perusahaan.

Beberapa pendapat para pakar tentang teori ilmiah sebagai berikut:

1)      Robert owen (1771- 1858)

Dalam teorinya ia menekankan pernanan sumber daya manusia sebagai kunci keberhasilan perusahaan, serta menentukan prosedur- prosedur kerja, memperbaiki  kondisi kerja, pelayanan kesejahteraan karyawan juga tidak kalah pentingnya.

2)      Frederick W. Taylor

Ada 4 prinsip management menurut taylor :

1. kemabangkan sebuah ilmu bagi seetiap unsur pekerjaan

2. secara ilmiah pilihlah dan kemudian latihlah, ajarilah dan kembangkanlah pekerja tersebut.

3. bekerja  sama secara sungguh- sungguh dengan para pekerja untuk menjamin bahwa semua pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan prinsip yang dikembangkan tadi.

4. bagilah pekerjaan dan dasn tanggung jawab secara hampir merata antara pimpinan dengan para pekerja. Management mengambil alih semua pekerjaan yang lebih sesuai  baginya ketimbang bagi para pekerjanya.

3)      Herrington emerson (1853- 1931)

a. perumusan tujuan yang jelas.

b. kegiatan yang dilakukan masuk akal.

c. tersedianya staf yang cakap.

d. terciptanya disiplin kerja.

e. pemberian balas jasa yang adil.

f. laporan terpercaya, cepat, tepat dan kontinyu.

g. pemberian instruksi- prencanaan dari urutan kerja.

h. adanya standar- standar dan schedule, metode dan waktu setiap kegiatan.

i. kondisi yang standart.

j. operasi yang standart.

k. intruksi- intruksi praktis tertulis standart.

l. balas jasa efisien- rencana insentif.

C. TEORI MANAJEMEN KLASIK

1)      Henry Fayol ( 1841- 1925)

Menurutnya kegiatan- kegiatan management dibagi menjadi beberapa kelompok:

a.       Technical                            : merencanakan dan mengorganisir produk

b.      Commercial                       : membeli bahan dan pemasaran produksi

c.       Financial                             : mencari dan menggunakan modal usaha

d.      Security                              : keamanan, keselamatan kerja  dan harta perusahaan

e.      Akutansi                              :mencatat,menghitung,mengkalkulalasi,semuabiayadan                                                               keuntungan.

2)      James D.mooney

a.       Koordinasi :wewenang, saling melayani,perumusan tujuan, disiplin tinggi.

b.      Prinsip skalar : prinsip hubungan kepemimpinan,pendelegasian, & fungsi tertentu

c.       Prinsip fungsional : prinsip mendefinisikan berbagai macam tugas

d.      Prinsip staf : prinsip membedakan manager staff dan lini

E. PENDEKATAN HUBUNGAN MANUSIAWI

Human Resource Approach= asumsi manusia adalah makhluk sosial dan mempunyai keinginan untuk aktualisasi

1.       Hawthorne studies(Elton Mayo)

                     Ada 2 hal yang dianggap mempunyai arti penting :

-Suasana kelompok.

-Pengawasan yang lebih partipatif

2.       Teori kebutuhan manusia (Abraham Maslow)

3.       Teori X dan teori Y (Douglas McGregor)

Kepribadian dan orgnanisasi ( Chris Argyris

F. PENDEKATAN MANAJEMEN MODERN

Manajemen modern pada dasarnya dibangun atas dua konsep :

1.       Teori perilaku

Teori perilaku ini ditandai oleh tingkan tiga kelompok:

1). perilaku individu per individu, 2). Perilaku antar kelompok- kelompok sosial, 3).Perilaku antar kelompok  sosial

2.       Teori kuantitatif

Teori ini fokus pada perhitungann yang dapat dipertanggungjawabkan keilmiahannya. Prosedurnya yaitu:

1). Merumuskan masalah, 2). Menyusun model matematik, 3). Mendapatkan penyelesaian

dari model, 4). Menganalisis model dan hasil yang diperoleh dari model, 5). Menetapkan pengwasan atas hasil model, 6). Mengadsakan implementasi kegiatan.

G. PENDEKATAN SISTEM MANAGEMENT

Sistem dapat diartikan kumpulan dari bagian yang saling berhubungan  satu sama lain sesara bersama- sama mencapai tujuan tertentu.

Management sebagai suatu sistem:

(Lingkungan input,management, lingkungan output)=>SDM, material, teknologi, informasi-> proses transformasi management-> barang dan jasa

H. PENDEKATAN KONTINGENSI

Pendekatan ini berusaha untuk menyesuaikan antara tanggapan manajerial dengan peluang dan permasalahan yang ada dalam berbagai macam situasi. Dalam pendekatan ini yang dicari adalah cara membantu manajer untuk dapat memahami dan menanggapi perbedaan situasioal.

BAB 3. MANAGEMENT PERUBAHAN LINGKUNGAN

A. PENGANTAR

Manajemen perubahan lingkungan sangat membutuhkan analisis lingkungan. Analisis lingkungan adalah proses pengamatan terhadap oaganisasi untuk mengidentifikasi ancaman dan peluang saat ini dan masa yang akan datang.

Berikut ini management dan lingkungannya

*Internal management : management

*Lingkungan ekstenal langsung : pemerintah,  pesaing, pemasok, pelanggan, lembaga keamanan.

*lingkungan umum : politik, budaya, demografi,ekonomi,alam, teknologi.

B. MENGAPA MANAJER PERLU ANALISIS LINGKUNGAN

Alasan utama :

1. organisasi tidak berdiri sendiri,tetapi membutuhkan interaksi dengan bagian dari lingkungannya itu sendiri dan harus mampu beradaptasi.

2. pengaruh lingkungan yang sangat rumit dan kompleks dapat mempengaruhi kinerja banyak bagian yang berbeda dari sebuah prusahaan.

Menurut Jauch dab Glueck. :

1) Analisis lingkungan memberikan kesempatan pada rencana strategis untuk mengantisipasi peluan dan membuat rencana untuk melakuakan tanggapan pilihan terhadap peluang ini.

2) Membantu rencana  strategis untuk mengembangkan sistem peringatan dini untuk menghindari ancaman atau mengembangkan strategi yang dapat mengubah ancaman menjadi keuntungan organisasi.

Dalam mengananlisis lingkungan sebuah perusahaan dapat menggunakan metode SWOT, Strength(mengidntifikasi kekuatan sebuah perusahaan),weakness (kelemahan dari perusahaan itu sendiri), opportunity (mengidentifikasi semua peluang yang bisa didapatkan), threat ( ancaman dari luar perusahaan seperti persaingan dll.)

Apabila dikaitkan dengam SWOT ,analisis lingkungan sangat penting dengan alasan:

1.       Mengetahui kondisi masa sekarang dan masa depan perusahaan.

2.       Mendapatkan informasi tentang competitor, customer, dan stake holder.

3.       Mengidentifikasi peluang dan ancaman.

4.       Agar dapat mengeksplor kekuatan dan kelemahan.

5.       Unggul dalam persaingan.

C. LINGKUNGAN EKSTERNAL LANGSUNG

Lingkungan eksternal langsungmerupakan merupakankekuatan yang berada diluar kemampuan dan kendali perusahaan yang berpengaruh pada kinerja organisasi management. Lingkungan tersebut meliputi :

a.       Pemasok- penyedia fasilitah dan kebutuhan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

b.      Pelanggan

c.       Lembaga keuangan

d.      Pesaing

e.      Pemerintah

D. LINGKUNGAN UMUM PERUSAHAAN

Komponen dari lingkungan umum meliputi:

1)      Demografi: besarnya populasi, distribusi pendapatan,komposisi etenis.

2)      Ekonomi: tingkat infanlasi, suku bunga, surplus dan defisit angagran, produk domestik bruto.

3)      Alam: bencana alam, cuaca.

4)      Teknologi: inovasi produk, inovasi proses, apliksi pengethuan, teknologi komunikasi.

5)      Politik: hukum perpajakan, hukum tenaga kerja, deregulasi.

6)      Sosial budaya: variasi dalam angkatan kerja, perilaku kualitas kerja, nilai dan kepercayaan.

E. LINGKUNGAN INTERNAL PERUSAHAAN

Faktor yang harus di pertimbangkan dalam menganalisi lingkungan:

1)      Pemasaran

2)      Keuangan

3)      Sumber daya manusia

4)      Operasional

5)      Organisasi

6)      Budaya organisasi

F. LINGKUNGAN INDUSTRI

Lingkungan industri adalah faktor- faktor yang merupakan ancaman bagi pelaku bisnis baru, supplier,pembeli, produk pengganti, intensitas persaingan secara langsung.

Kelompok industri :

a.       Perbankan

b.      Manufaktur

c.       Perhubungan

d.      Perkapalan

e.      Otomotif

f.        Tekstil

g.       Jasa

h.      Pertanian,kelautan, perkebuna

G. HUBUNGAN LINGKUNGAN DAN ORGANISASI

Untuk melihat bentuk pengaruh lingkungan ada dua dimensi utama:

1.        Tingkat perubahan

Akan melihat sejauh mana stabilitas suatu lingkungan yang dapat diukur dengan skala tingkat perubahan stabil dan perubahan dinamis.

2.       Tingkat homogenitas

Melihat sejauh mana kompleksitas lingkungan yang diukur dengan skala homogennitas sederhana homogenitas kompleks.

BAB 4. ETIKA DAN PROFESI MANAJEMEN

A. TANGGUNG JAWAB SOSIAL DAN ETIKA MANAJEMEN

Menurut Carrol bahwa manager organisasi binsis memiliki empattanggung jawab :

Tanggung jawab dasar

1.       Tanggung jawab ekonomi: memproduksi barang dan jasa yang bernilai

2.       Tanggung jawab hukum

Tanggung jawab sosial

3.       Tanggung jawab etika

4.       Tanggung jawab kebebasan memilih

Ada beberapa alasan mengapa sebuah perusahaan menerapkan CSR(corporate social responsibility) atau tanggung jawab sosial perusahaan

1.       Moralitas

2.       Pemurnian kepenntingan sendiri

3.       Teori ivestasi

4.       Mempertahankan ekonomi

Langkah strategis dalam menerapkan CSR:

1.       Srategi reaktif

2.       Strategi defensif

3.       Srategi akomodatif

4.       Strategi proaktif

C. MENGAPA MANAJEMEN DIPERLUKAN

Ada tiga alasan uatama diperlukannya management yaitu:1) untuk mencapai tujuan, 2)untuk menjaga keseimbangan anatara tujuan- tujuan dan sasaran- sasaran,dan kegiatan – kegiatan yang saling bertentangan, 3) untuk mencapai efisiensi dan efektifitas.

D. TUGAS DAN PEKERJAAN MANAJEMEN

Menurut Hasibuan(2009) tugas manajer yaitu:

1.       Mengambil keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi,pengarahan, pengendalian, penilaian dan pelaporan

2.       Memotivasi

3.       Memenuhi kebutuhan bawahannya

4.       Menciptakan kondisi yang nyaman

5.       Delegasi wewenang

6.       Membina bawahannya

Tugas manjer jika dikategorikan menurut bidangnya:

4.       Memimpin tim

5.       Membuat konsep

6.       Mendelagasikan tugas

7.       Mengambil keputusan

8.       Mengawasi proses dan hasil kerja bawahannya

9.       Meminta pertanggung jawaban pada bawahan dan bertanggung jawab pada atasan

Pekerjaan manajemen laiinya menurut Winardi (2004)

1.       Mengelola pekerjaan dan organisasi

2.       Mengelola manusia

3.       Mengelola produksi dan operasi

BAGIAN II. FUNGSI PERENCANAAN

BAB 5. MENYUSUN PERENCANAAN PERUSAHAAN

A. HAKIKAT DAN PENTINGNYA PERENCANAAN

Perancanaan dapat di artikan sebagai suatu proses menetapakan tujuan dan sasaran , menentukan pilihan-pilihan tindakan yang akan di lakukan, dan mengkaji cara-cara terbaik untuk tujuan masa depan yang telah di tetapkan. Perencanaan mengandung beberapa arti :

a.       Perencanaan sebagai suatu proses

b.      Penetapan tujuan dan sasaran

c.       Pemilihan tindakan

d.      Mengkaji cara terbaik

e.      Perencanaan merupakan tujuan untuk mencapai hasil akhir

Pentingnya peran perencanaan yaitu :

a.       Untuk mengkoordinasikan usaha-usaha

b.      Untuk mengatasi perubahan

c.       Untuk pengembangan manager

d.      Untuk pengembangan standar kinerja

e.      Perencanaan mengurangi ketidak pastian

B. JENIS-JENIS PERENCANAAN

1.       Perencanaan  jangka panjang dan jangka pendek.

Jangka panjang: jangka 5 tahun lebih. Jangka pendek: satu tahun atau kurang.

2.       Perncanaan strategis dan operasional

Strategis: rencana jangka waktu yang panjang,ditentukan oleh manajer puncak. operasional: penjabaran dari strategis plan.

3.       Perencanaan sekali pakai dan perencanaan tetap

Sekali pakai: untuk memenuhi kebutuhan situasi yang khas, meliputi: anggaran,proyek, program.

Tetap: digunakan terus menerus, meliputi: kebijakan, prosedur, dan aturan.

C. PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN

1.       Merumuskan misi dan tujuan

2.       Memahami keadaan saat ini

3.       Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya tujuan

4.       Menyusun rencana kegiatan untuk mencapai tujuan

Proses perencanaan berlangsung dalam enam langkah

1.       Mengembangkan rencana induk

2.       Menyusun rencana penunjang

3.       Mencantumkan nomor dan tanggal

4.       Memberikan tugas

5.       Menjelaskan semua rencana kepada semua yang terlibat

6.       Menijau rencana secara berkala. Lingkungan dan peraturan selalu berubah. Oleh karna itu, rencana harus diperiksa secara berkala untuk mengetahui apakah rencana tersebut juga perlu diubah

D. PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN

Terdapat berbagai macam pendekatan-pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses penyusunan perencanaan. Pendekatan-pendekatan tersebut di antaranya adalah perencanaan insite-outperencanaan outsite-i, perencanaan dari atas ke bawah (top-down planning) dan perencanaan dari bawah ke atas (buttom-up planning) serta perencanaan situasional (contingency planning)

1.       Pendekatan Perencanaan Insite-Out Dan Outsite-In

Perencanaan insite-out adalah perencanaan yang memfokuskan pada apa yang telah di lakukan namun terus mengusahakan untuk melakukan yang terbaik yang dapat di lakukan. Tujuan pencanaan ini untuk menjadikan organisasi lebih aktif dan membantu pemanfaatan sumber daya yang lebih baik. Dan perencanaan outside-in mencoba menganalisa lingkungan eksternal dan membuat perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimalisi permasalahan yang terjadi.

2.       Pendekatan Perencanaan Top-Down Dan Perencanaan Buttom-Up

Pada perencanaan dari atas ke bawah (top-down planning), manajer puncak menentukan tujuan secara luas dan kemudian memperbolehkan manajer tingkat bawah untuk membuat perencanaan dengan batas tersebut. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up planning)  memulai dengan merencanakan yang di kembangkan pada tinkatan yang lebih bawah tanpa ada batasan. Secara teratur melewati hierarki tersebut ke tingkat manajer puncak kombinasi keduanya menghasilkan perrencanaan yang efektif.

3.       Pendekatan perencanaan contigency

Pendekatan ini mencoba untuk selalu menyesuaikan terhadap perubahan-perubahan lingkungan baik eksternal maupun internal

E. EFEKTIFITAS PERENCANAAN

Walaupun efektivitas sangat penting pastinya juga mengalami sebuah hambatan, antara lain

1)      Penolakan dari diri perencana terhadap penetapan dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Alasan manajer ragu atau gagal dalam menetapkan tujuan organisasi :

a.       Kewenangan melepaskan tujuan alternatif

b.      Ketakutan akan kegagalan

c.       Minimnya pengetahuan tentang organisasi 

d.      Minimnya pengetahuan tentang lingkungan

e.      Kurang percaya diri

2)      Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkan.

Terdapat tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan-perubahan yang akan terjadi:

       a. ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan.

       b. keengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada.

       c. kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.

 Untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut ,maka penting bagi seorang manajer puncak maupun manajer yang lain untuk melakukan tindakan-tindakan yang konktrit.

1.       Langkah-langkah yang ditempuh agar tujuan yang sulit dapat dicapai;

a.       memberikan pelatihan dan bimbingan mengenai cara untuk mencapai tujuan tersebut.

b.      penghargaan dan imbalan atas tercapainya tujuan iu.

c.       memberikan tanggapan yang membangun serta menunjang,apabila tujuan seringkali tidak tercapai.

2.       Langkah-langkah dalam menghadapi penolakan terhadap perubahan sebagai berikut:

a.       Melibatkan para tenaga kerja dan pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi dalam proses perencanaan

b.      Memberikan informasi yang lebih banyak kepada para tenaga kerjamengenai rencana dan akibatnya yang mungkin timbul,

c.       Mengembanagkan suatu pola perncanaan yang efektif

d.      Menyadari akan dampak dari perubahan yang diusulkan terhadap para anggota dan memperkecil kekacauan yang tidak perlu.

BAB 6. MANAJEMEN STRATEGIS

A.     PENGANTAR

Sebelum organisasi ini berjalan atau sedang merumuskan kembali arah bagi organisasinya yang sudah berjalan maka perlu menetapkan tujuan agar memungkinkan untuk menentukan apa yang harus dilakukan dan mengembangkan rencana rencana efektif.

B.      HIERARKI MANAJEMEN STRATEGIS

Hierarki(jenjang) yaitu suatu urusan yang merupakan sebuah kumpulan bisnis yang secara relatif independen, yang kadang-kadang disebut Unit Bisnis Strategis atau Strategic Business Unit(SBU), mereka juga menetapkan sasaran dan merumuskan strategi yang yang mencakup bidang kegiatan dan bidang fungsioanal dari bisnis-bisnis yang ada.

C.      PROSES MANAJEMEN STRATEGIS

Proses manajemen strategis  terdiri dari lima tahap:

1.       Analisi lingkungan

adalah untuk mengidentifikasi peluang (opportunity) yang harus segera mendapatkan perhatian serius dan pada saat yang sama perusahaan menentukan beberapa kendala ancaman (threats) yang perlu antisipasi.

2.       Misi dan Tujuan Perusahaan

 adalah suatu tujuan unik yang membedakannya dari perusahaan-perusahaan lain yang sejenis dan mengidentifikasi cakupan operasinya. Sedangkan tujuan adalah landasan utama untuk menggariskan kebijakan yang ditempuh dan arah tindakan untuk mencapai tujuan perusahaan.

3.       Komponen Dalam Misi

a.       Produk(barang atau jasa)

b.        Pasar

c.         Teknologi

D.  HUBUNGAN MISI DAN TUJUAN

1.       Perumusan Strategi

Strategi merupakan sejumlah tindakan yang terintegrasi dan terkoordinasi yang diambil untuk mendayagunakan kompetensi inti serta memperoleh keunggulan bersaing.

2.       Penerapan(implementasi)Strategi

Beberapa tanggung jawab utama dari manajer dalam mengimplementasikan strategi antara lain:

1. Melakukan pembagian-pembagian tugas

2. Menentukan siapa yang bertanggung jawab

3. Menerapkan struktur pokok organisasi

4. Menentukan sumberdaya(fisik dan manusia)

5. Menetapkan jenis-jenis prestasi yang diperlukan

6. Menentukan motivasi pribadi

7. Menganalisis hubungan utama antar organisasi

8. Menjamin tingkat prestasi yang tepat

9. Menetapkan sistem informasi yang tepat

10. Mengadopsi program latihan

11. Menjamin kepemimpinan dalam membimbing dan memotivasi organisasi

3.       Evaluasi dan pengendalian

 yaitu proses dimana manajer membandingkan antara hasil-hasil yang diperoleh      dengan tingkat pencapaian tujuan.

E. TUJUAN ORGANISASI

Adalah sesuatu yang ingin dicapai dengan segala kemampuan yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

Taktik adalah sarana operasi bagi pelaksanaan sebuah strategi

F. JENIS DAN FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERUMUSAN TUJUAN

1. Profitabilitas

2. Produktivitas

3. Posisi bersaing

4. Pengembangan karyawan

5. Kepemimpinan teknologi

6. Tanggungjawab sosial

G. MANAJEMEN BY OBJETIVES(MBO)

Yaitu metode penerapan tujuan secara partisipatif yang dipopulerkan oleh peter drucker melalui bukunya the practice of management (1954), merupakan metode formal atau semi formal yang dimulai dari penerapan tujuan,pelaksanaan, dan diteruskan dengan evaluasi.

Tujuan MBO yaitu mendorong partisipasi bawahan dan memperjelas serta mengkomunikasikan tujuan, serta hasil yang diharapkan untuk mencapai tujuan tersebut.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

1. Penetapan tujuan puncak

2. Komitmen manajemen puncak

3. Partisipasi

4. Review

5. Komunikasi

Kebaikan MBO

A. Membuat proses evaluasi dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan                tertentu

B. Menciptakan komunikasi yang baik

C. Individu akan lebih terkonsentrasi perhatiannya pada tujuan organisasi

D. Memperjelas kegiatan apa yang harus dilakukan

E. Membantu dalam perencanaan

BAB 7. PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A.      PENGANTAR

Pengambilan keputusan adalah suatu hal yang sangat penting bagi individu maupun organisasi. Keputusan(desicion) berarti pilihan(choice) yaitu pilihan dari dua atau lebih kemungkinan.

B.      JENIS-JENIS KEPUTUSAN MANAJEMEN

1.       Keputusan yangTerprogram (Programmed decision)

2.       Keputusan yang tidak terprogram (non Programmed decision)

Keputusan di katakan tidak terpogram apabila keputusan itu baru pertama kali muncul dan tidak tersusun(unstruktured).

Berdasarkan pada jenjang dan tingkatannya, manajemen puncak seharusnya dipusatkan pada keputusan yang tidak terprogram, sedangkan manajemen jenjang pertama seharusnya memperhatikan keputusan yang diprogram.

C.      TINGKAT-TINGKAT KEPUTUSAN

a.       Keputusan Otomatis (Autumatic Decisions)

Keputusan ini dibuat sederhana, namun informasi tetap diperlukan

b.      Keputusan berdasarkan informasi yang diharapkan (Expected Information Decisions)

Artinya informasi yang sudah memberikan aba-aba untuk mengambil keputusan

c.       Keputusan berdasar berbagai kepentingan (Faktor Weighting Decisions)

Yaitu membandingkan satu informasi dengan informasi lainnya

d.      Keputusan berdasar ketidakpastian ganda (Dual-uncertainly Decisions)

Yaitu kepusan yang paling kompleks, jumlah informasi yang diperlukan semakin banyak.

D.      KEPUTUSAN DAN JENJANG MANAJEMEN

Masing-masing tingkatan memiliki tanggung jawab pada setiap permasalahan sehingga dapat menunjukkan jenjang manajemen yang tepat untuk melakukan pengambilan keputusan.

E.      TAHAP-TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Tahap 1. Identifikasi dan defenisi masalah

Tipe-tipe masalah:

a.       Masalah terstruktur dan tidak terstruktur

Masalah terstruktur adalah masalah pada umumnya,terus terang dan jelas dalam hal informasi yang dibutuhkan dan menyelesaikannya. Sedangkan masalah tidak terstruktur adalah masalah yang memiliki informasi terbatas dalam situasi yang baru atau tidak terduga.

b.      Masalah menghadapi krisis

Yaitu masalah yang tidak terduga dan dapat menghancurkan jika tidak ditangani dengan cepat dan tepat

Tahap 2. Mengembangkan alternatif pemecahan

Tahap 3. Evaluasi alternatif pemecahan

Tahap 4. Memilih Alternatif

Tahap 5. Implementasi Keputusan

Tahap 6. Evaluasi dan pengendalian

F.       GAYA DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

a.       Gaya Direktif(Pengarahan)

Tipe direktif membuat keputusan secara cepat dan memusatkan perhatian dalam jangka pendek

b.      Gaya Analitis

Tipe ini menginginkan lebih banyak informasi sebelum mengambil keputusan.

c.       Gaya Konseptual

Tipe ini memusatkan perhatian dalam jangka panjang dan sangat baik dalam menemukan pemecahan masalah.

d.      Gaya Perilaku

Tipe ini menaruh perhatian terhadap prestasi anak buah dan rela menerima saran dari orang lain.

G.     MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1.    Model Keputusan Klasik

Model ini berpandangan bahwa manajer bertindak dalam kepastian

2.    Model Keputusan Administratif

Ketika para Manajer dihadapkan pada lingkungan yang kompleks, informasi yang terbatas, mereka cendrung menggunakan strategi yang sederhana yang disebut heuristik.

Macam-macam heutistik:

a.       Availability Heuristik, terhadi ketika orang menggunakan informasi yang tersedia

b.      Representativeness heuristik, terjadi ketika orang menilai kemiripan sesuatu berdasarkan stereotip seperangkap peristiwa yang sama

c.       Anchoring and adjusment heuristik, meliputi pembuatan keputusan berdasarkan penyesuaian terhadap nilai atau titik tolak yang telah ada.

H.     KEPUTUSAN INDIVIDU DAN KELOMPOK

1.       Kepribadian

a.       Variabel Kepribadian. Hal ini mencakup sikap, kepercayaan, dan kebutuhan individu.

b.      Variabel Situasional. Menyinggung situasi ekstern, yang diamati, dihadapi oleh orang-orang itu sendiri.

c.       Variabel Interaksional. Menyinggung keadaan pada saat itu dari orang-orang sebagai akibat dari interaksi situasi tertentu dengan ciri khas kepribadian orang.

2.       Nilai

a.       Dalam menetapkan sasaran, pertimbangan nilai perlu sekali mengenai pemilihan kesempatan.

b.      Mempertimbangkan nilai mengenai berbagai macam kemungkinan

c.       Apabila memilih alternatif, nilai dari orang yang mengambil keputusan mempengaruhi alternatif manakah yang akan dipilih

3.       Kecendrungan akan Risiko

Kemungkinan yang bisa dilakukan untuk mengurangi ketidakcocokan :

a.       Mencari informasi yang mendukung kebijaksanaan dari keputusan mereka.

b.      Secara selektif memahami informasi dengan sesuatu cara yang dapat mendukung keputusan mereka.

c.       Merubah sikap mereka sehingga memiliki pandangan yang baik terhadap alternatif yang telah ditetapkan sebelumnya.

d.      Mengelakkan pentingnya segi-segi negatif dan mempertinggi unsur-unsur positif dari keputusannya.

Keuntungan dan kerugian dari pengambilan keputusan kelompok :

-Keuntungan

a.       Informasi dan pengetahuan lebih banyak.

b.      Lebih banyak alternatif yang dapat di hasilkan.

c.       Penerimaan terhadap hasil akhir akan lebih besar.

d.      Komunikasi yang lebih baik akan muncul.

-Kerugian

a.       Membutuhkan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih besar karena waktu yang hilang lebih banyak.

b.      Menimbulkan kompromi.

c.       Satu atau beberapa orang barangkali akan mendominasi kelompok.

d.      Tekanan kelompok akan muncul dan membatasi kreativitas individu

BAGIAN III. FUNGSI PENGORGANISASIAN

BAB 8. DESAIN STRUKTUR ORGANISASI

A.     PENGANTAR

Organisasi adalah sekelompok orang(dua atau lebih) secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Organisasi juga dapat didefenisikan sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk merealisasikan tujuan bersama.

B.      STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi  didefenisikan sebagai suatu sistem atau jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerja individual dan kelompok.

Faktor yang menentukan perancangan suatu struktur organisasi :

1.       Besar kecilnya organisasi

2.       Strategi organisasi

3.       Teknologi

4.       Karyawan

C.       PEMBAGIAN TUGAS(division of labor)

Pembagian kerja adalah Upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan kegiatan (yang telah disusun dalam proses perencanaan) yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dimana setiap orang akan di tugaskan disetiap kegiatan yang sederhana tersebut.

D.     DEPARTEMENTALISASI (departementalization)

Departementalisasi pada dasarnya adalah proses pemgelompokan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.

Praktek ini didasarkan pada berbagai kebutuhan, seperti :

1.       Departementalisasi atas dasar teritorial atau wilayah yaitu departementalisasi atas dasar penentuan porsi kekuasaan dan operasi daerah atau wilayah.

2.       Departementalisasi atas dasar produksi yaitu departementalisasi yang didasarkan atas jenis-jenis produk yang dihasilkan oleh perusahaan.

3.       Departementalisasi atas dasar pelanggan yaitu departementalisasi yang berdasarkan pembagian kelompok menjadi pelanggan perusahaan atau orang yang membeli barang yang dijual oleh perusahaan.

4.       Departementalisasi atas dasar fungsi organisasi.

E.       KOORDINASI DAN RENTANG KENDALI

Koordinasi merupakan suatu proses menghubungkan atau mengintegrasikan bagian-bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efektif.

Rentang Kendali yang Efektif

Rentang kendali adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.

Faktor yang mempengaruhi kemampuan organisasi untuk meningkatkan rentang kendali manajerial :

a.       Pentingnya hubungan tatap muka dengan bawahan.

b.      Berkaitan dengan pengendalian dan evaluasi dari kegiatan masing-masing bawahan serta masing-masing subunit organisasi.

Perlunya rentang kendali dalam organisasi adalah :

a.       Keterbatasan waktu

b.      Keterbatasan pengetahuan

c.       Keterbatasan kemampuan

d.      Keterbatasan perhatian

e.      Rentang kendali setiap pemimpin/manajer tidak sama(relatif)

F.       SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi atau proses pemusatan wewenang dan tanggung jawab pada manajer puncak.

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada menajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi.

G.     PROSES PENGEMBANGAN STRUKTUR ORGANISASI

Tips dalam menyusun dan mengembangkan struktur organisasi :

1.       Identifikasi Business Process.

2.       Lakukan penetapan struktur organisasi sesuai dengan strategi perusahaan.

3.       Jangan mempertimbangkan potret perusahaan saat ini.

4.       Tetapkan fungsi perencana dan fungsi eksekutor.

5.       Alir instruksi dan alir proses.

H.     BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

1.       Struktur organisasi garis

Garis dalam hal ini diartikan sebagai garis atau jalur ke atas atau kebawah, bukan kesamping. Keatas sebagai jalur pelapor tanggung jawab, sedangkan kebawah sebagai jalur pendelegasian tugas atau wewenang.

Ciri-ciri struktur organisasi garis:

a.       Digunakan bagi organisasi yang masih sederhana dan kecil.

b.      Jumlah antar karyawan sudah dapat saling kenal.

c.       Spesialisasi kerja masih belum tinggi.

d.      Digunakan bagi lembaga yang masih membutuhkan keputusan yang cepat.

Kebaikan struktur organisasi garis :

a.       Kesatuan komando dapat dengan mudah dilakukan

b.      Pengambilan keputusan bisa lebih cepat.

c.       Rasa solidaritas antar karyawan tinggi.

Keburukan struktur organisasi garis :

a.       Seluruh tenaga kerja biasanya selalu tergantung oada pemimpin.

b.      Menimbulkan sifat otokratis pada pimpinan.

c.       Dilihat dari mekanisme kepemimpinan, bagi karyawan terciptanya kesempatan yang berkembang.

2.       Struktur organisasi fungsional

Yaitu suatu bentuk susunan organisasi yang memberikan gambaran bahwa pembagian tugas dan kewenangan disusun menurut fungsi-fungsi pekerjaan tertentu yang dibutuhkan.

Kebaikan struktur organisasi fungsional :

a.       Pengelompokan tugas-tugas menjadi lebih jelas.

b.      Spesialisasi karyawan dapat lebih di kembangkan.

c.       Pembagian bidang-bidang tugas memungkinkan dijabat oleh orang-orang yang ahli dalam bidangnya.

Keburukan struktur organisasi fungsional :

a.       Tour of Duty sulit dilakukan karena spesialisasi pekerja.

b.      Koordinasi menjadi lebih sulit dilaksanakan karena karyawan mementingkan spesialisasi masing-masing.

3.       Struktur organisasi garis dan staff

Didalam struktur ini terdapat staff ahli yang berfungsi sebagai penasehat yang memberikan konsultasi mengenai kebijaksanaan dan langkah tertentu.

Kebaikan struktur organisasi garis dan staff :

a.       Dengan staff ahli keputusan yang diambil akan lebih baik.

b.      Penempatan karyawan dapat dilakukan lebih cepat.

c.       Bentuk struktur ini dapat dilakukan oleh organiasi yang lebih besar.

Keburukan struktur organisasi garis dan staff :

a.       Solidaritas antar karyawan relatif sangat sulit direalisasikan.

b.      Koordinasi pekerjaan akan sulit diadakan.

4.       Struktur organisasi fungsional dan staff

Yaitu organisasi fungsional yang disebutkan di muka, ditambah adanya staff ahli yang membantu.

5.       Struktur organisasi proyek

Disusun atas dasar pembentukan tim-tim khusus biasanya masing-masing adalah para spesialis yang diperlukan untuk menyelesaikan dan mencapai tujuan-tujuan khusus pula. Jika proyek telah selesai, maka tim-tim tadi dibubarkan.

6.       Struktur organisasi matriks

Yaitu organisasi yang susunannya di tandai dengan adanya dua klasifikasi. Pertama, berlaku pada lini pertama dan kedua, yang pelimpahan wewenang bersifat fungsional dan divisional. Kedua, berlaku pada lini staff yang berada di bawah.

Kebaikan struktur Matriks:

a.       Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreatifitas serta melipatgandakan sumber-sumber yang beranekaragam.

b.      Menstimulasikan kerjasama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan.

c.       Mengembangkan keterampilan-keterampilan karyawan.

Keburukan struktur Matriks:

a.       Pertanggungjawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan yang kontradiktif.

b.      Sangat memerlukan koordinasi horisontal dan vertikal.

c.       Mendorong pertentangan kekuasaan dan mengarah pada konflik antar bagian.

 BAB 9. WEWENANG DAN PENDELAGASIAN

A. PENGANTAR

Pendelagasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Wewenang mengacu pada hak untuk membuat keputusan tanpa persetujuan dari manajemen jenjang yang lebih tinggi dan menuntut kepatuhan terhadan orang lain. Dan wewenang tidak dapat dimiliki bawahan manakala tidak didelegasian oleh manajer pada tingkat yang diatasnya.

B. WEWENANG FORMAL

1. Pandangan klasik (classical view)

Menurut pandanga klasik wewenang itu berasal dari tingkatan yang paling atas atau wewenang itu dianugerahkan/seseorang yang memperoleh wewenang karena ia di beri atau dilimpahkan arau diwarisi hal tersebut.

2. Pandangan penerimaan (acceptance view)

Pandangan penerimaan berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan.

Untuk dapat mempengaruhi bawahan agar mau melaksanakan suatu perintah, maka seseorang harus memiliki kekuatan (power) sebagai berikut

1.     Kekuasaan paksaan (coercive power)

2.     Kekuasaan balas jasa (reward power)

3.     Kekuasaan pengendalian informasi (control of informasion)

4.     Kekusaaan sah (legitimate power)

5.     Kekuasaan panutan (referent power)

6.     Kekuasaan ahli (expert power)

C.    WEWENANG LINI, STAF DAN FUNGSIONAL

1. Wewenang lini

Wewenang lini(line authority) merupakan wewenang dimana atasan melakukan aras bawahannya langsung.

2. Wewenang staf

Wewenang staf (staf authority) merupakan hak yang dimiliki satuan-satuan staf atau paraahli dalam tugasnya memberikan saran, rekomendasi atau konsultasi

3. Wewenang staf fungsional

Tindakan yang tepat untuk mengendalikan aktivitas departemen lain karena mereka berkaitan dengan tanggung jawab staf khusus disebut sebagai wewenang fungsional.

D. PENDELAGASIAN WEWENANG

Istilah pendelagasian pada dasarnya menyimpulkan dua hal :

1. Proses terorganisir dalam kerangka hidup organisasi/keorganisasian untuk secara langsung meliatkan sebanyak mungkin orang dan pribadi dalam pembuatab keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja / tugas.

2. Tindakan mempercayakan tugas(yang pasti dan jelas), kewenangan, hak  tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggung jawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas.

Kegiatan - kegiatan pendelagasian wewenang meliputi tiga tahap

Tahap pertama

Manajer menetapkan tanggung jawab.

Tahap kedua

Manajer memberi wewenang untuk berbuat sesuatu

Tahap ketiga

manajer membuat suatu pertanggungjawaban

E. MENGAPA PENDELAGASIAN DEPERLUKAN

Kemampuan seseorang pemimpin yang terbatas adalah tidak mungkin jika seluruh pekerjaan  termasuk hal-hal kecil sekalipun, apalagi suatu lembaga atau perusahaan yang semakin membesar ruang lingkupnya hanya dikerjakan satu atau dua orang saja.

Tugas yang terlalu banyak jika hanya ditangani oleh satu orang, maka dapar berakibat pekerjaan tidak dapat terselesaikan secara cepat atau efektif.

F. MANFAAT DAN HAMBATAN PENDELAGASIAN

Maanfaat utama adalah bahwa semakin banyak tugas yang didelegasikan, semakin besar peluasng mereka untuk mencari dan menerima lebih banyak tanggung jawab dari manajer tingkat yang lebih tinggi.

Hambatan pendelagasian adalah keenggangan dari seorang pimpinan bisa ditimbulkan karena kurang yakin, merasa mampu mengerjakan sendiri, kurang memiliki kemampuan, takut wewenangnya berkurang,tidak mau menanggung resiko.

G.     DELEGASI YANG EFEKTIF

Adalah pemberian wewenang dan memperbolehkan orang lain untuk melakukan tugas mereka dengan cara-cara terbaik yang mungkin dilakukan.

1.        Memutuskan pekerjaan mana yang harus didelegasikan.

2.        Keputusan siapa yang akan ditugaskan

3.        Dukungan sumber daya

4.        Tugas didelegasikan

5.        Perlunya campur tangan

6.        Melakukan umpan balik

H. PRINSIP-PRINSIP PENDELEGASIAN

1. Prinsip skalar yaitu prinsip pendelagasian dimana jalur wewenang dan tanggung jawab ditetapkan secara tegas dan jelas dari tingkatan manajemen.

2. Prinsip delagasi penuh yaiutu sebagian tugas organisasi harus didelegasikan

3. Prinsip kesatuan perintah bahwa setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada satu orang atasa

BAB 10. MENGELOLA SUMBER DAYA MASNUSIA

A. PENGANTAR

Edwin B Flippo(1984) menyatakan bahwa pengelolaan sumber daya manusia merupakan proses prencanaan, pengorganisasian , pengarahan dan pengendalian dari pengadaan kerja dengan mksud mencapai tujuan perorangan, organisasi dan masyarakat.

B.  DEFINISI DAN PERAN SUMBER DAYA MANUSIA

Manusia adalah kunci keberhasilan  suatu organisasi dan bahwa setiap karyawan adalah seorang manajer maka setiap manajer menjadi seorang manajer manusia yang baik

1. Peran Administrasi MSDM                                                            

Lebih ditekankan pada upaya memproses dan menyimpan catatan.

2. Peran Operasional MSDM

Lebih mengacu pada aktivitas-aktivitas penyelenggaraan dan mempersiapkan kebutuhan organisasi terhadap pegawai.

3. Peran Strategi MSDM

Menyadari pentingnya SDM sebagai aset yang berharga bagi organisasi, maka peran strategis menjadi suatu keharusan.

C. FUNGSI DAN TUGAS POKOK MSDM

Adalah untuk mengelola secara efektif  sember daya yang ada dalam perusahaan.

1. Fungsi pengadaan kerja mencari sumber-sumber tenaga kerja secara efektif dan efisien.

2. Fungsi pemeliharaan tenaga kerja mencakup pelaksanaa program-program ekonomis maupun non ekonomis.

Terkait tugas pokok sdm dalam perusahaan mengikuti proses dan model MSDM.

1.     Perencanaa sumber daya manusia adalah merupakan proses dimana manajer menjamin              bahwa oeganisasi memiliki jenis tenaga yang tepat ditempat-tembat yang tepat

2.     Perekrutan pegawai merupakan suatu proses yang dilakukan oleh perusahaan untuk                                     mendapat tambahan tenaga kerja.

3.     Seleksi yaitu proses untuk memutuskan apakah calon yang sudah melamar dapat dtrima                              atau tidak.

4.     Sosialisasi atau orientasi yaitu pengenalan pekerja baru pada pekerjaan dan organisasinya.

5.     Pelatihan dan pengembangan untuk mendapatkan dan meningkatkan ketrampilan                                         yang berkaitan dengan pekerjaan.

6.     Penilaian prestasi untuk melihat karyawan yang dilatih dan dikembangkan itu                                              memperoleh manfaat dari apa yang mereka lakukan.

7.     Promosi, transfer dan demosi manajer perlu mengamati dan mengikuti pergerakan                                        mereka dari tugas-tugasnya.

D. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN SDM

Yaitu kedudukan yang memperoleh wewenang tertentu untuk mengarahkan dan mengendalikan para pegawai dalam organisasi.

1.   Menempatkan karyawan yang benar pada pekerjaan yang tepat

2.  Memperkenalkan pegawai baru dalam organisasi

3. Melatih karyawan untuk jabatan bagi mereka yang masih baru

4. Meningkatkan kinerja

5. Menciptakan dan mempertahan kan semangat kerja

6. Melindungi kesehatan dan kondisi fisik pegawai

F. MENGELOLA KINERJA KARYAWAN

Bacal (2001) mengemukakan, manajemen kinerja meliputi upaya membangun harapan yang jelas serta pemahaman tentang unsur-unsur:

1. Fungsi kerja esensial yang di harapkan karyawan

2. Seberapa besar kontribusi karyawan bagi pencapaian tujuan industry

3. Melakukan pekerjaan yang baik

4. Bagaimana prestasi kerja akan di ukur

5. Mengenali hambatan kinerja dan menyingkirkannya

Armstrong (1998) berbendapat, manajemen kinerja dapat di operasionalkan dengan berbagai kunci, sebagai berikut:

1.       Sebuah kerangka kerja atas tujuan yang terencana, standar, dan persyaratan atribut

2.       Sebuah proses

3.       Saling pengertian

4.       Sebuah pendekatan untuk mengelola dan mengembangkan manusia

5.       Pencapaian

Ruky (2001) mengemukakan, manfaat manajemen kinerja ditinjjau dari aspek pengembangan sumber daya manusia sebagai berikut:

1.       Penyesuaian program pelatihan dan pengembangan karyawan

2.       Penyusunan program seleksi kaderasi

3.       Pembinaan karyawan

BAGIAN IV. FUNGSI PENGARAHAN

Bab 11. Fungsi Dan Gaya Kepemimpinan

A.Pengantar

Peranan pemimpin dalam organisasi sangat penting karena menjadi palang pintu atau menjadi ujung tombak keberhasilan berorganisasi. Pentingnya pemimpin terungkap dalam suatu pernyataan berikut:

“bahwa untuk menunjang keberhasilan fungsi manajemen dalam organisasi tentunya membutuhkan seorang pemimpin yang dapat melaksanakan tugas atau fungsi managemen”.

B. DEFINISI DAN SIFAT PEMIMPIN

1.Definisi

Definisi pemimpin  menurut berbagai ahli yaitu

a.       Fiedler (1967)

Pemimpin yaitu “seseorang yang berada dalam kelompok, sebagai pemberi tugas atau sebagai pengarah dan mengkoordinasikan kegiatan kelompok relevan, serta dia sebagi penanggung jawab utama”.

b.      Davis (1981)

        Pemimpin yaitu “kemampuan seseorang untuk membujuk orang lain dalam mencapai tujuan    secara antusias”.

c.       Terry dan Frankin (1982)

        Pemimpin yaitu “hubungan di mana seseorang (pemimpin) mempengaruhi orang lain untuk mau             bekerja sama melaksanakan tugas yang saling berkaitan guna mencapai tujuan yang diinginkan          pemimpin dan atau kelompok.

2.Fungsi dan Sifat

Sondang P. Siagian (1999) mengemukakan, terdapat lima fungsi kepemimpinan yang hakiki, yaitu

a.       Fungsi penentu arah

b.      Fungsi sebagai juru bicara

c.       Fungsi sebagai komunikator

d.      Fungsi sebagai mediator

e.      Fungsi sebagai integrator

Penulis lain memberikan komentarnya tentang fungsi pemimpin yang disebutkan diatas antara lain:

a.       Pengambil keputusan

b.      Mengembangkan informasi

c.       Memelihara dan mengembangkan kesetiaan anggota organisasi

d.      Memberi dorongan dan semangat kerja kepada karyawan

e.      Mempertanggungjawabkan seluruh aktivitas organisasi kepada pemilik dan masyarakat

f.        Melakukan pengawasan atas pelaksanaan tugas yang di delegasikan

g.       Memberi Penghargaan

               

Dalam system manajemen Allen (Tanri Abeng :2006), fungsi pemimpin terdiri dari lima aktivitas, sebagai berikut:

1.       Memotivasi

2.       Berkomunikasi

3.       Mengambil keputusan

4.       Mengembangkan orang

5.       Memilih orang

Untuk menjamin optimalnya fungsi seorang pemimpin, maka pemimpin juga harus memiliki sifat-sifat yang mendukung kepemimpinannya, yaitu sebagai berikut:

a.       Watak dan kepribadian yang terpuji

b.      Keinginan melayani bawahan

c.       Memahami kondisi lingkungan

d.      Intelegensi yang tinggi

e.      Berorientasi ke depan

f.        Sikap terbuka yang lugas

Menurut Sukarna, sifat yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin adalah:

a.       Adil

b.      Jujur

c.       Benar

d.      Ikhlas

e.      Tegas

f.        Pemurah

g.       Alim

h.      Merendah

i.         Ramah

C. TEORI KONTINGENSI FIEDLER

Teori kontingensi kepemimpinan pertama yang terkenal dikemukakan oleh Fiedler (1967),yang mengambil pendekatan mencoba mencocokan pemimpin dengan situasi di mana ia akan sukses. Model kontingensi yang di hasilkan menyatakan bahwa keefektifan seorang pemimpin tergantung dari tiga variable, yaitu :

a.       Struktur kebutuhan pemimpin tersebut

b.      Kendali situasi pemimpin tersebut

c.       Interaksi antara struktur kebutuhan pemimpin dan kendali situasi

Salah satu usulan penting Fiedler adalah bahwa kunci utama dari beberhasilan kepemimpinan terletak pada gaya dasar kepemimpinananya. Gaya dasar kepemimpinan itu bisa di pilih dari dua tipe, yaitu gaya kepemimpinan yang berorientasi pada tugas dan gaya kepemimpinan yang berorientasi pada hubungan pimpinan dan bawahan. Fiedler menggunakan kuesioner LPC (Least Prefered coworker) atau teman kerja yang paling tidak disukai didalam mengukur gaya seorang pemimpin.

 

 Model tersebut dapat kita lihat sebagai berikut:

Skala LPC fiedler

Menyenangkan Ramah Menolak Menolong Tdk Bersemangat Tegang Menjaga Jarak Dingin Koperatif Mendukung Bosan Suka Bertengkar Percaya Diri Efisien Murung Terbula

8 8 1 8 1 1 1 1 8 8 1 1 8 8 1 8

7 7 2 7 2 2 2 2 7 7 2 2 7 7 2 7

6 6 3 6 3 3 3 3 6 6 3 3 6 6 3 6

5 5 4 5 4 4 4 4 5 5 4 4 5 5 4 5

4 4 5 4 5 5 5 5 4 4 5 5 4 4 5 4

3 3 6 3 6 6 6 6 3 3 6 6 3 3 6 3

2 2 7 2 7 7 7 7 2 2 7 7 2 2 7 2

1 1 8 1 8 8 8 8 1 1 8 8 1 1 8 1

Tdk Menyenangkan Tidak Ramah Menerima Frustasi Bersemangat Rileks Dekat Hangat Tdk Koperatif Memusuhi Berminta Harmonis Ragu-ragu Tdk efisien Gembira Hati-hati

Walaupun model ini bertitik tolak pada suatu anggapan bahwa gaya dasar kepemimpinan seorang itu sudah tetap, akan tetapi model ini tidak mengabaikan faktor situasional sama sekali. Riset Fielder mengungkapkan tiga dimensi kontingensi yang menetapkan faktor situasional utama untuk menentukan efektifitas pemimpin, yaitu:

a.       Hubungan pemimpin dan bawahan (leader member relation)

b.      Struktur tugas dalam arti tugas itu terstruktur atau tidak, apakah disertai oleh prosedur yang tegas dan jelas atau tidak

c.       Posisi kewenangan seseorang dalam arti tingkat dari pengaruh seorang pemimpin pada faktor wewenang, seperti pengangkatan dan pemberhentian pegawai, penegakkan disiplin, promosi kenaikan gaji.

Kesimpulan yang dapat di ambil dari hasil penelitian fiedler adalah seorang pemimpin adalah seorang pimpinan dengan orientasi tugas cenderung lebih berhsil di bandingkan dengan pimpinan yang berorientasi hubungan, dan efektifitas kepemimpinan seseorang cenderung meningkat apabila d hadapkaa pada situasi yang menguntungkankan dan tidak menguntungkan.

D. TEORI KEPEMIMPINAN JALAN-TUJUAN

Teori kepemimpinan jalan-tujuan(path-goal leadership theory) menerangkan bagaimana perilaku seorang pemimpin mempengaruhi motivasi dan prestasi kerja bawahannya, dalam situasi kerja yang berbeda-beda. Teori ini dirumuskan oleh Martin G. Evans dan Robert J. House.

                Pokokk penting dalam teori ini menyebutkan bahwa perilaku seorang pemimpin akan meningkatkan prestasi bawahan apabila:

a.       Pemimpin memenuhi kebutuhan bawahan yang berkenaan dengan efektivitas pekerjaan

b.      Pemimpin memberikan latihan, bimbingan, dan dukungan yang dibutuhkan oleh bawahannya

Dalam teori ini ada 4 pola perilaku kepemimpinan antara lain:

a.       Pemimpin yang direktif (kepemimpinan otokratik)

b.      Pemimpin yang suportif

c.       Pemimpin yang partisipasif

d.      Pemimpin yang berorientasi prestasi

E. OHIO STATE LEADERSHIP STUDIES

Penelitian mengenahi kepemimpinan dimulai tahun 1945, yang diperkasai oleh Biro Urusan dan Penelitian pada Ohio State University yang menghasikan 2 dimensi yaitu Consideration(pertimbangan) dan initialing struktur. Dengan 2 dimensi tersebut dapat dibedakan gaya kepemimpinan yaitu:

a.       Pertimbangan rendah, struktur rendah

b.      Pertimbangan tinggi, struktur rendah

c.       Pertimbangan tinggi, struktur tinggi

d.      Pertimbangan rendah, struktur tinggi

F. TEORI KEPEMIMPINAN SITUASIONAL

Penjelasan dari teori ini menekankann bahwa tingkat kematangan bawahan secara terus menerus meningkat dalam melaksanakan tugas yang spesifik. Pemimpin harus menguranginnperilakun tugas meereka meningkatkan perilaku hubungan sampai individu atau kelompok mencapai taraf kematangan yang miderat.

G. PEMIMPIN MEMOTIVASI DAN BERKOMUNIKASI

Beberapa  Cara untul sukses mmemotivasi karyawan, antara lain:

1.       Memberi penguatan positif

2.       Memberi tantangan

3.       Memberi solusi

4.       Memberi pelatihan/bimbingan

H. HIMBAUAN KEPEMIMPINAN YANG EFEKTIF

Berikut 7 langkah untuk membangun kepemimpinanyang efektifndikutip dari Saun Han, Vice president,ASean Application pada oracle antara lain:

1.       Tentukan gaya kepemimpinan yang cocok untuk perusahaan

2.       Kenali pemimpin yang sekarangsudah ada, atau berpotensi baik di dalam atau  pengenbangan kepemimpinan

3.       Kenali adanyan celah-celah

4.       Kembangkan tujuan akhir perencanaan karir bagi pemimpin yang berpotensi

5.       Kembangkan rencana untuk sukses jabatan untuk peran-peran penting dalam perusaaan

6.       Kembangkan Roadmap keahlian untuk pemimpin masa depan

7.       Buat program retensi untuk pemimpin yang sudah ada dan potensi dimasa depan

BAB. 12 MOTIVASI KARYAWAN

A.PENGANTAR

Alasan utama yang mendorong perlunya motivaasi dalam organisasi :

a.       Untuk mengamati dan memahami tingkah laku bawahan

b.      Mencari dan menentukan sebab-sebab tingkah laku bawahan

c.       Memperhitungkan, mengawasi, dan mengubah serta mengarahkan tingkah laku bawahan

Definisi motivasi oleh beberapa penulis antara lain:

a.       Sukanto dan Handoko (1986), mendefinisikan motivasi  adalah apa yang ada pada seseorang yang akan mewujudkan suatu perilaku yang di arahkan pada tujuan mencapai sasaran kepuasan

b.      Vroom,(dalam Gibson,1984), mendeefeinisikan motivasi sebagai suatu proses yang menentukan pilihan antara beberapa alternative dari berbagai kegiatan sukarela.

c.       Wahjosumidjo (1984),motivasi dapat diartikan sebagai suatu proses psikologi yang mencerminkan ineraksi antara sikap, kebutuhan, persepsi, dan keputusan yang terjadi pada diri seseorang

d.      Kreitner dan Kinicki (2000), motivasi merupakan proses psikologis yang meningkatkan dan mengarahkan perilaku untuk mrncapai tujuan

B. PENDEKATAN TERHADAP MOTIVASI

Secara umum pendekatan motivasi ada 3 antara lain,

1. Pendekatan Tradisional yaitu pendeketan pemenuhan kebutuhan fisik saja

2. Pendekatan Hubungan Manusia,yaitu pendekatan berinteraksi dengan orang lain

3. Pendekatan Sumber Daya Manusia,yaitu pendekatan memberikan peluang yang perlu dikerjakan untuk memperoleh karir dan menghasilkan kepuasan.

C. MEMAHAMI KEBUTUHAN KARYAWAN

Dr. Maslow menggambarkan kebutuhan yang paling mendesak diletakkan dipaling bawah dan yang kompleks di atasnya, antara lain

1.       Kebutuhan bertahan hidup

2.       Kebutuhan rasa aman

3.       Kebutuhan social

4.       Kebutuhan penghargaan

5.       Kebutuhan aktualisasi diri

D. CARA MANAJER MEMOTIVASI KARYAWAN

Berikut cara memotivasi karyaawan seperti dikutip dari forbes:

1.       Menjadi atasan yang dapat di percaya

2.       Mengakui pekerjaan karyawan

3.       Berikan kesempatan kepada karyawan untuk meningkatkan karir

4.       Buatlah karyawan bahagia

5.       Kenaikan gaji

6.       Memberikan rasa takut

7.       Mengadakan kompetisi

E. MENERAPKAN TEORI MOTIVASI

1. Penerapn Teori Motivasi Maslow

a. Tindakan yang dilakukan organisasi

1.       Memberikan imbalan financial

2.       Memberikan kontrak kerja dan jaminan pension

3.       Memberikan identitas organisasi

4.       Memberikan hadiah

5.       Memberikan lingkup kerja dan tanggung jawab

b.Tindakan yang dilakukan pemimpin

1.       Memastikan karyawan mendapatkan financial sesuai haknya

2.       Memastikan agar mereka mengerti aturan dan program organisasi

3.       Menciptakan suasana tim melalui konsultasi, pembagian tanggung jawab dan control

4.       Memberikan pengakuan dan pujian terhadap sumbangsih karyawan

5.       Membantu anggota tim mengembangkan diri

2. Penerapan Motivasi Herzberg

Frederick Herzberg mengajukan 2 teori yaitu “motivator” dan “factor higience”.

“Factor higience” yang merupakan kebutuhan dasar dalam bekerja sebenarnya tidak memotivasi, namun menimmbulkan kekecewaan bila tidak ada. “Factor higience” yang uatama adalah uang.

Faktor kedua yaitu “motivator” yang mendorong orang untuk berhasil. “Motivator” bertujuan mencapai pertumbuhan dan aktualisasi diri melalui pelaksanaan tugas. Motivasi bisa ditingkatkan dengan memperbesar tanggung jawab memperkaya pekerjaan.

3. Penerapan Teori Keadialan

Tokoh dalam teori ini adalah J. Staky Adams yang  menyatakan bahwa manusia mempunyai sifat ntuk membandingkan dirinya dengan orang lain, orang akan membandingkan penampilan  mereka, mobil yang dimilili, dan yang paling penting adalah gaji yang mereka peroleh dengan di banding rekan kerjanya.

                Cobalah rencana berikut untuk mengusahakan keadilan kompensasi karyawan(Stevenson:2000):

a.       Evaluasi setiap kerja karyawan

b.      Tinjaulah sejarah gaji masing-masing karyawan dan evaluasi kinerjanya

c.       Mintalah informasi sari Departemen SDM mengenai standar gaji untuk masing-masing posisi

d.      Setelah mengevaluasi faktor tersebut, bekerjalah dengan Departemen SDM untuk mengetahui seberapa besar dan cepat dapat diatasi

e.      Komunikasikan penemuan itu kepada karyawan dalam bentuk pertanyaan

f.        Jika tidak dapat menyesuaikan kompensasi, maka lihatlah apakah manajemen dapat memberikan beberapa pengakuan lainnya terhadap nilai karyawan bagi perusahaan

Tiga langkah utama yang dapat dilakukan untuk menangani kehilangan motivasi adalah:

a.       Mencari penyebab

b.      Mendorong Kerja sama

c.       Beri anggota staff konseling

  

BAB. 13 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A.     PENGANTAR

Beberapa ahli mendefinisikan komunikasi sebagai berikut

1.       Gatewood dan Taylor (1996), komunikasi sebagai suatu proses memindahkan informasi dan pengertian(maksud) dari satu orang kepada orang lain.

2.       Stoner, Freeman, dan Gilbert (1996), komunikasi sebagai proses yang dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan arti lewat transmisi pesan simbolik

3.       Newman dan Summer (1961), komunikasi sebagai proses pertukaran fakta, ide, opini, atau emosi melalui kata-kata, surat-surat, symbol-simbol atau pesan.

Alasan pentingnya komunikasi :

1.       Komunikasi mendatangkan efektifitas yang lebih besar

2.       Komunikasi menempatkan orang ditempat seharusnya

3.       Komunikasi membawa orang terlibat dalam organisasi

4.       Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik dalam organisasi

5.       Komunikasi menolong orang-oang untuk mengerti perlunya perubahan

B.      PROSES KOMUNIKASI

Secara umum proses komunikasi disajikan sebagai berikut:

1.       Pengirim(sender), proses komunikasi diawali oleh pengirim ke sumber pesan.

2.       Penyandian(enconding),proses selanjutnya penyandian.  penyandian perlu  karena informasi hanya dapat di kirimkan dari seorang kepada orang laim lewat perwakilan/sandi)

3.       Saluran komunikasi, (communication chanel), fungsi saluran komunikasi disini adalah sebbagai alat penyampai pesan

4.       Pengartian sandi(decoding),proses ini dilakukan dengan 2 cara, pertama penerima harus menerima, kemudian mengartikannya

5.       Penerima(receiver),pesan yang dikiimkan harus diterima dengan baik oleh penerima dan pesan tersebut isinya harus jelas.

6.       Umpan balik(feedback), proses pemberian tanggapan dari isi pesan dari sender.

7.       Kegaduhan(noise), yaitu kendala-kendala dalam berkomunikasi

C.      BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

1. Komunikasi lisan dan tertulis

a. Bentuk komunikasi lisan terbagi menjadi beberapa jenis komunikasi,sebagai berikut:

1.       Perbincangan tak resmi

2.       Janji terencana

3.       Pembicaraan telepon

b. Bentuk komunikasi tertulis terbagi menjadi beberapa jenis komunikasi, sebagai berikut:

1.  Memo

2. Surat

3. Laporan

Program komunikasi tertulis yang direncanakan dengan cermat dapat menciptakan dampak komulatif, yang dapat dilihat dari keberadaan:

1.       Papan pengumuman

2.       Poster, pameran, dan pajangan

3.       Alat bantu dengar dan pandang-dengar

2. Komunikasi verbal dan non verbal

Komunikasi verbal yaitu komunikasi melalui kata-kata baik lisan atau tertulis. Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang menggunakan bahasa badan atau tubuh, seperti gerakkan tangan, jari, mata, kepala dll.

D.     KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Gibson dkk menyarankan agar pola organisasi harus member kemungkinan komunikasi 4 arah antara lain

1.       Komunikasi kebawah, berarti ia mengalir dari wewenang lebih tinngi ke wewenang lebih rendah

2.       Komunikasi keatas, berarti ia mengalir dari wewenang lebih rendah ke wewenanang lebih tinggi

3.       Komunikasi horizontal, berarti komunikaasi yang mengalir dari pihak yang memiliki wewenang yg sama

4.       Komunikasi diagonal, berarti komunikasi yang mengalir dari beda wewenang tetapi memiliki tingkatan yang sama dalam suatu organisasi

E.      HAMBATAN TERHADAP EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Berikut adalah hal yang menghambat komunikasi, yakni:

1.       Hambatan fisik, yakni hambatan yang berkaitan dengan fisik seseorang

2.       Hambatan kepribadian,yakni  hambatan dari sifat kepribadian seseorang

3.       Hambatan usia

4.       Hambatan budaya

5.       Hambatan bahasa

6.       Hambatan kecakapan teknologi

7.       Hambatan lingkungan alam dan kondisi sekitar

Beberapa persyaratan yang perlu di perhatikan dalam mewujudkan komunikasi yang efektif adalah:

1.       Komunikasi harus memperhatikan sifat-sifat manusia

2.       Komunikasi harus seharmonis mungkin

3.       Komunikasi disesuaikan dengan kebiasaan yang berlaku

4.       Komunikasi dilakukan melalui jalur lembaga yang tersedia

5.       Komunikasi disesuaikan dengan iklim atau situasi yang terjadi

6.       Memanfaatkan teknologi modern

7.       Memanfaatkan symbol-simbol maupun gerakkan yang sudah di pahami

8.       Kondisi disesusaikan dengan kondisi si penerima

9.       Pesan di rumuskan secara ringkas dan jelas

BAGIAN V PENGENDALIAN

BAB 14. MANAJEMEN KINERJA PERUSAHAAN

A.     PENGANTAR

Menurut Helfert(1996) bahwa “kinerja perusahaan adalah hasil dari banyak keputusan individual yang dibuat secara terus menerus oleh manajemen”. Pengertian lain tentang kinerja (1996)  yaitu “performance adalah ukuran seberapa efisien dan efektif sebuah organisasi atau seorang manajer untuk mencapai tujuan yang memadai”.

                Dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa kinerja perusahaan adalah hasil dari banyak keputusan yang dibuat secara terus menerus oleh manajemen untuk mencapai tujuan tertentu secara efektif dan efisien.

B.      KONSEP KINERJA ORGANISASI

Konsep kinerja dapat di definisikan sebagai pencapaian hasil atau degree of accomplishtment(Rue dan byars,1981 dalam keban 1995). Hal ini berarti bahwa, kinerja suatu organisasi itu dapat dilihat dari tingkatan sejauh mana organisasi dapat mencapai tujuan yang didasarkan pada tujuan yang telah di tentukan.

                Ada beberapa penyebab kegagalan manajer tidak berhasil menerapkan visi, misi, dan strategi yang telah dirancang kedalam system manajemen kinerja, yaitu:

1.       Perbedaan lingkungan yang tidak sesuai dengan yang ada dalam buku teks

2.       Adanya penolakan

3.       Menurunnya komitmen manajer dan karyawan

                Untuk menanggulangi penolakan tersebut, ada 7 langkah pengembangan kerangka kereja system manajemen kinerja:

1.       Menyelaraskan pengembangan sisitem manajemen kerja

2.       Menjelaskan tujuan pengembangan dan manfaat system manajemen kinerja baru

3.       Memanapkan kesepakatan dalam proses pengembangan dan pemanfaatn system manajemen kerja

4.       Melakukan identifikasi faktor-faktor keberhasilan

5.       Pembentukan tim yang ditugasi memilih system manajemen kinerja

6.       Mengembangkan kerangka display, laporan, dan review pada setiap level perusahaan

7.       Memfasilitasi pemanfaatan system manajemen kerja

C.      MANAJEMEN KINERJA PEGAWAI

Manajemen kinerja dapat didefinisikan sebagai suatu proses strategis dan terpadu yang menunjang keberhasilan organisasi melalui pengembangan SDM.

                Untuk dapat menerapkan manajemen kinerja dalam suatu organisasi, diperlukannya adanya prasyarat yaitu:

1.       Adanya suatu indicator kinerja yang terukur secara kuantitatif dan jelas batas waktunya.

2.       Semua ukuran kinerja dituangkan dalm suatu bentuk kesepakatan antara atasan dan bawahan

3.       Terdapat suatu proses siklus manajemen kinerja yang baku dan dipatuhi untuk di kerjakan bersama, yaitu :

a.       Perencanaan kinerja

b.      Pelaksanaan

c.       Evaluasi kinerja

4.       Adanya suatu system reward and punishment yang bersifat konstruktif dan konsisten

5.       Terdapat suatu mekanisme performance appraisal atau penilaian kinerja yang relative obyektif

6.       Terdapat suatu gaya kepemimpinan yang mengarah kepada pembentukan organisasi berkinerja tinggi

7.       Menerapkan konsep manajemen SDM berbasis kompetensi

Dalam pelaksanaan manajemen kinerja terdapat 5 komponen pokok yaitu:

1.       Perencanaan kinerja

2.       Komunikasi beerkelanjutan antara atasan dan bawahan

3.       Pengumpulan data dan informasi oleh masing-masing pihak

4.       Pertemuan tatap muka antara atasan dan bawahan selama periode berjalan

5.       Diagnosis berbagai hambatan efektivitas kinerja bawahan

D.      KINERJA KARYAWAN DAN PERUSAHAAN

Untuk mencapai kinerja yang tinggi memerlukan waktu lama untuk membangunny, memerlukan kepercayaan dan menutut perhatian seksama dari manajemen.

Menurut timpe (1993) faktor yang mempengaruhi kinerja, yaitu:

1.       Kinerja baik dipengaruhi oleh 2 faktor:

a.       Internal(pribadi)

1.Kemampuan tinggi

2.Kerja keras

b.      Eksternal (linfkungan)

1.       Pekerjaan mudah

2.       Nasib baik

3.       Bantuan dari rekan

4.       Pemimpin yang baik

2.       Kinerja jelek dipengaruhi oleh 2 faktor:

a.       Internal(pribadi)

1.       Kemampuan rendah

2.       Upaya sedikit

b.      Eksternal (lingkungan)

1.       Pekerjaan sulit

2.       Nasib buruk

3.       Rekan yang tidak produktif

4.       Pemimpin yang tidak simpatik

Adapun cara untuk meningkatkan kinerja karyawan menurut Timpe (1993) antara lain

1.       Diagnosis

2.       Pelatihan

3.       Tindakan

Menurut Mangkunegara (2000) faktor yang mempengaruhi kinerja yaitu:

1.       Faktor kemampuan

2.       Faktor motivasi

Mc Cleland mengemukakan 6 karakteristik yang memiliki motif yang tinggi

1.       Memiliki tanggung jawab tinggi

2.       Berani mengambil resiko

3.       Memiliki tujuan yang relistis

4.       Memiliki rencana kerja yang menyeluruh dan berjuang merealisasikann tujuan

5.       Memanfaatkan umpan balik yang konkrit

6.       Mencari kesempatan merealisasikan rencana

Menurut Gibson (1987) ada 3 faktor yang mempengaruhi kinerja

1.       Faktor individu : kemampuan, ketrampilan, latar belakang, pengalaman keerja, dll

2.       Faktor psikologis : persepsi, peran, sikap, kepribadian, motivasi

3.       Faktor organisasi : struktur organisasi, desain pekerjaan, kepemimpinan, system penghargaan

E.      PENGUKURAN KINERJA PERUSAHAAN

Bittel, LR and Nestrom J. W (1991) mengungkapkan ada 3 alasan pokok perlunya adanya penilaian terhadap kinerja karyawan

1.       Untuk mendorong perilaku yang baik atau memperbaiki serta mengikis kinerja dibawah standar

2.       Untuk memuaskan rasa ingin tahu karyawan tentang seberapa baik mereka bekerja

3.       Untuk memberikan landasan yang kuat bagi pengamabilan keputusan selanjutnya sehubungan dengan karir seorang karyawawan

BAB 15 FUNGSI PENGENDALIAN

A.     PENGANTAR

                Pengertian pengendalian sebenarnya beerkisar pada kegiatan memberikan pengamatan, pemantauan, penyelidikan dan pengevaluasian keseluruh kegiatan manajemen agar tujuan yang ditetapkan dapat dicapai secara tepat. Berikut beberapa pengertian yang dikemukakan oleh para ahli tentang pengendalian:

1.       Robbins dan Coulter (1999), mengartikan pengendalian sebagai proses memantau kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan diselesaikan sebagaimana telah direncanakan dan proses mengoreksi setiap penyimpangan yang berarti.

2.       Stoner, Freeman, dan Gilbert (1996), mendefinisikan pengendalian manajemen sebagai suatu proses untuk memastikan bahwa aktifitas sebenarnya sesuai  dengan aktifitas yang direncanakan.

3.       Robert J. Mokler, memberikan pengertian pengendalian yaitu sebagai suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar prestasi dengan sasaran perencanaan, merencang system umpan balik informasi, membandingkan prestasi actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikasi penyimpangan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.

4.       Schermerhorn (2002), Pengendalian adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang di harapkan sesuai kinerja yang telah ditetapkan.  Controlling is the proses of measuring performance and taking action to ensure desired result (schermerhorn,2002)

Berdasarkan batasan tersebut, Mokler melihat terdapat empat langkah dalm pengendalian yaitu:

a.       Menetapkan standard an metode untuk pengukuran prestasi

b.      Mengukur prestasi’membandingkan prestasi sesuai dengan standar

c.       Mengambil tindakan perbaikan

Latar belakang dilakukannya pengendalian, sebagai berikut:

a.       Kemungkinan adanya pelanggaran dalam pelaksanaan perencanaan

b.      Kemungkinan terjadinya kesalahpahaman pihak perencana dan pelaksana

c.       Kemungkinan kurangnya penjabaran pekerjaan

d.      Kemungkinan bawahan kurang menguasai pekerjaan

Mekanisme pengendalian/pengawasan secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut:

a.       Penetapan standar kegiatan

b.      Menyusun umpan balik

c.       Pembanding kegiatan dengan standar

d.      Mengukur penyimpangan

e.      Melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan

B. JENIS JENIS PENGENDALIAN

1. Pengendalian Pendahuluan (primary control)

                Pengendalian ini memastikan bahwa sebelum kegiataan dimulai, maka sumber daya manusia, bahan dan modal yang diperlukan sudah di anggarkan.

2.Pengendalian Bersamaan(concurret control)

                Pengendallian bersama memantau operasi yang berjalan untuk memastikan bahwa berbagai tujuan tengah direalisasikan

3.Pengendalian Umpan Balik (feesback control)

                Sistem pengendalian umpan ballik biasanya berfokus pada hasil akhir sebagai perbaikan berbagai tindakan masa depan.

                Metode umpan balik yang dipalai dalam bisnis meliputi analisa laporan keuangan (financial statement analisis), analisa biaya standar (standar cost analysis), pengendalian kualitas (quality control), dan evaliasi kinerj karyawan (employee performance evaluation).

Jika pengendalian dilihat dari objeknya, maka dapat dibagi menjadi 2 bagian yaitu:

1.       Pengendalian administrative

2.       Pengendalian operatif

Berdasarkan subjek pengendaliannya, maka jenis pengendalian dapat dibagi menjadi 2 bagian yaitu:

1.       Pengendalian intern, yaitu pengendalian yang dilakukan kusus ditujukkan pelaku-pelaku dari fungsi yang berada di organisasi

2.       Pengendalian ekstern, yaitu pengendalian yang ditujukan kusus pelaku, subjek fungsi di luar organisasi

C.PROSES PENGENDALIAN

Secara umum proses pengendalia terdiri dari tiga langkah, sebagai berikut:

1.       Pengukuran Kinerja (measure the performance)

Yaitu pembandingkan antara standar dengan pelaksanaan. Pembandingan tersebut berdasarkan pandangan ke depan yang dapat di perbaiki dalam pelaksanaan ketika terjadi penyimpangan.

2.       Membandingkan prestasi dengan standar (compare the performance match the standar)

Langkah ini dimaksudkan untuk membandingkan hasil yang telah diukur dengan target yang telah ditetapkan.

3.       Mengambil Tindakn Korektif(take corrective action)

Langkah ini yaitu mengambil tindakan manajerial  yang antara lain, tidak melakukan apa-apa, mengoreksi kinerja sesungguhnya itu,manajer dapat merevisi standar.

                             

D. KARAKTERISTIK PENGENDALIAN YANG EFEKTIF

Sistem pengendalian yang efektif mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1.       Akurat (accurate)

2.       Secara ekonomi realistic (economically reslictic)

3.       Tepat waktu (timely)

4.       Realistik secara organisasi (organizationally realistic)

5.       Di pusatkan pada pengendalian strategis (focused on strategic control points)

6.       Terkoordinasi dengan arus kerja organisasi (coordinated with the organization work flow)

7.       Objektif dan komprehensif (objective and comprehensible)

8.       Fleksibel (fleksibel)

9.       Diterima para anggota organisasi (accepted by organization members)